Visa J-1 de stage : les étapes

Inscrivez-vous avec Intrax, sponsor officiel du Visa J-1 et obtenez votre formulaire DS-2019 en quelques étapes. Pour plus d’information sur chaque étape, veuillez consulter la description complète.

Inscription en ligne
Inscription en ligne

L’inscription en ligne sur MyIntraxPortal est gratuite et sans engagement.

documents requis
Chargement des documents requis

Chargez les documents requis dans la partie "check-list" de votre dossier en ligne MyIntrax.

documents entreprise américaine
Intrax contacte votre entreprise

Dés que vous avez complété la partie "position" ou "placement" de votre dossier MyIntrax, Intrax contacte votre entreprise d’accueil afin de collecter certaines informations nous permettant de vérifier son éligibilité.

entretien Intrax
Entretien avec Intrax et frais de programme

Après réception de votre dossier complet, votre conseiller Intrax vous recontacte afin de fixer un entretien téléphonique ou Skype avec vous.
Suite à l’entretien, nous vous ferons parvenir la facture des frais de programme.

Validation du dossier et Délivrance du formulaire DS-2019
Validation du dossier et délivrance du formulaire DS-2019

Votre dossier est traité par notre siège social américain en 2 semaines.
Vous recevrez ensuite votre formulaire DS-2019 chez vous par envoi postal express.

Paiement des frais consulaires et prise du rendez-vous à l’ambassade
Rendez-vous à l'ambassade et Préparation au départ

Vous recevrez un email contenant votre numéro de suivi de colis, les instructions et la check-list pour la prise de rendez-vous à l'ambassade.

 

Visa J1 et vol
Obtention du Visa J-1 et réservation du billet d'avion

3 à 5 jours après l'entretien à l'ambassade vous recevrez votre passeport contenant le Visa J-1 par la Poste. A partir de cette étape, vous pouvez réserver votre billet d'avion.

Départ pour les États-Unis et début du stage
Départ pour les États-Unis et début du stage

Sur votre profil en ligne MyIntrax, vous trouverez un manuel servant de guide et source d’information pour toute la durée de votre programme.

Étape 1 : Inscription en ligne

Votre inscription à notre service Visa J-1 d’Intrax commence par la création de votre profil sur notre portail en ligne MyIntraxPortal. Cette inscription est gratuite et sans engagement.  

Votre profil MyIntrax doit contenir vos informations personnelles comme mentionnées dans votre passeport.

Vous pouvez interrompre et modifier votre inscription à tout moment. Les dates de début et de fin de votre stage aux États-Unis peuvent également être reportées et modifiées jusqu’à la création et envoi final de votre formulaire DS-2019.

Votre profil MyIntrax sert de base de communication tout au long de votre programme.

Visa J-2 : Si vous voyagez avec votre famille (époux/se ou enfant(s)) veuillez remplir la partie « J2 dependents » de votre demande en ligne.

Pré-inscription gratuite et sans engagement

Vous avez trouvé votre entreprise américaine ? Inscrivez-vous et laissez-vous guider par nos experts.

Étape 2 : Chargement des documents requis

Veuillez charger ces documents directement sur votre inscription Intrax en ligne dans la partie « document checklist ».

Copie de votre passeport (page contenant les données personnelles uniquement).
Si vous êtes citoyen d'un pays membre du « Six months club », votre passeport doit être valide durant toute la durée de votre programme. Pour tous les autres, votre passeport doit être valable au moins 6 mois après la date de fin de programme.

CV en anglais
Au format américain.

Certificat de scolarité / étudiant
Uniquement si vous êtes toujours étudiant(e).

Traduction de votre certificat de scolarité / étudiant en anglais
(si votre certificat donné par votre université est en Français). Vous pouvez effectuer cette traduction vous-même. Intrax ne demande pas de traduction officielle/assermentée.

Copie de votre dernier diplôme ou certificat de réussite
S’applique seulement aux jeunes diplômés ou professionnels diplômés.
Veuillez inclure une traduction non officielle en anglais de votre certificat de réussite ou diplôme.

Bulletins académiques (Transcripts)
Copie de votre dernier bulletin académique reprenant la liste de vos cours
Une traduction de ce document n´est pas nécéssaire

Contrat Intrax signé / Conditions générales  
Veuillez signer le contrat du service Visa J-1 d’Intrax (voir partie "téléchargement" à droite).
Addendum / conditions générales service Visa J-1 (à signer par docu-sign plus tard dans la procédure).

Preuve de la garantie financière
S’applique seulement si votre stage est non rémunéré ou rémunéré moins de $1500 par mois. Trois possibilités:

Lettre de garantie : à faire remplir par un parent proche (voir partie « téléchargement à droite »).
OU
Preuve de fonds suffisants : A faire remplir par votre banque attestant que vous disposez de 1500$ minimum par mois de stage. Exemple : 3 mois de stage : 4500$ (voir partie « téléchargement à droite »).
OU
Relevé de compte : Copie lisible d’un relevé de compte contenant le montant requis.

Copie de votre dernier visa
Seulement si vous avez déjà bénéficié d’un visa américain.

Lors du chargement des documents sur la plateforme en ligne, veuillez ignorer la partie « participant photo ». De même, nous n’aurons pas besoin de votre offre de stage « offer letter » ou de votre convention de stage.

Étape 3 : Documents de votre entreprise

Grâce aux informations mentionnées dans la partie « position » ou « placement » de votre dossier en ligne, nous contacterons directement votre superviseur afin de collecter les documents nécessaires à la validation de votre dossier ainsi que quelques informations complémentaires sur l’entreprise.

Host Company Agreement
En signant ce document de deux pages, votre entreprise d'accueil confirme sa volonté de respecter les règles du Visa J-1 détaillées dans l’article 22 CFR Part 62 du département d'État américain.
En outre, votre poste est à durée déterminée sans possibilité de changement de statut sur le territoire américain et n’a pas pour but de remplacer un employé américain.

Formulaire DS-7002 / Training Plan
La première page de ce document comprend des informations propres à votre entreprise d’accueil tels que, le numéro de SIRET américain (Tax ID Number), le revenu annuel, le nombre d’employés, l’assurance sur le lieu de travail et, le cas échant, le type et le montant de votre compensation.

Les pages suivantes reprennent le détail de vos missions, votre supervision, les méthodes d’évaluation et les objectifs professionnels et culturels de votre stage. C’est ce que nous appelons la « phase ».

A l’exception des stages dans le domaine de l’hôtellerie/restauration, seule une phase est nécessaire pour les Training Plans de la catégorie "Intern".

Pour la catégorie "Trainee", vos missions doivent varier tous les trois mois à 4 mois dans l’entreprise. Une page doit donc être remplie par rotation.

Étape 4 : Entretien avec Intrax et frais de programme

Après avoir reçu et vérifié vos documents ainsi que ceux de votre entreprise, il nous est nécessaire de procéder à un entretien par téléphone ou par Skype. Cet entretien a pour but de confirmer certaines informations avec vous, telles que vos dates de stage, vos informations d’identité, votre compréhension de la langue anglaise et vos objectifs professionnels et/ou académiques. C’est également l’occasion pour vous de nous poser vos questions.

Suite à l’entretien, vous recevrez la facture des frais de programme par email.
A partir de cette étape, le contrat comprenant notamment les frais d’annulation prend effet et vous confirmez votre engagement avec Intrax.

Étape 5 : Validation du dossier et Délivrance du formulaire DS-2019

Dès réception de votre paiement, Intrax procède à l'évaluation finale de tous les documents. Notre bureau américain contacte votre future entreprise d’accueil afin d’effectuer un appel de validation ou, le cas échant, une visite sur site.
Cette étape est obligatoire pour la validation de votre dossier et délivrance du formulaire DS-2019.

Par la suite, vous et votre futur superviseur recevrez la version finale du DS-7002/Training Plan que nous vous demanderons de signer par docu-sign. Si vous et votre entreprise d’accueil êtes réactifs à nos demandes de contact et demandes de signature, votre formulaire sera créé et envoyé par FedEx 2 semaines après la réception de votre paiement.  

Étape 6 : Rendez-vous à l'ambassade et Préparation au départ

Vous recevrez des notifications du portail en ligne MyIntrax vous demandant de compléter…

  • ... l’orientation de pré-départ en ligne  

  • ... la date de votre entretien à l’ambassade

  • ... la date d’obtention de votre visa et la réponse de l’ambassade

  • ... vos informations de voyage et votre date d’entrée aux États-Unis

Vous recevrez également un email de pré-départ de votre coordinateur de programme comprenant…

  • ... votre numéro d'identification SEVIS (Student and Exchange Visitor Information System) vous permettant d’obtenir un rendez-vous auprès de l’ambassade des États-Unis

  • ... les instructions pour la prise de rendez-vous à l’ambassade (comment remplir le DS-160 sur le site de l’ambassade, check-list des documents à apporter à l’ambassade, etc.)

  • ... les informations concernant le paiement des frais consulaires (160$)

  • ... les informations et instructions pour l’impression du reçu de frais SEVIS (220$ payés par Intrax)

  • ... des informations complémentaires concernant votre départ, les procédures obligatoires après votre arrivée aux États-Unis, votre assurance médicale, les règles concernant les voyages durant et après votre programme, les changements d’adresse durant le programme, etc.

Sur le site de l'ambassade, vous pourrez également retrouver la liste des documents nécessaires pour le rendez-vous à l’ambassade ainsi que les temps d’attente et de traitement actuels dans chaque ambassade.

Étape 7 : Obtention du Visa J-1 et réservation du billet d'avion

L'entretien à l’ambassade des États-Unis a lieu en anglais et ne dure en général que quelques minutes. Veuillez apporter les documents suivants avec vous lors du rendez-vous :

  • Passeport

  • Formulaire DS-2019 signé

  • Votre DS-7002/Training Plan signé par votre entreprise d’accueil, Intrax et vous-même

  • Reçu du paiement des frais de SEVIS (220$ payés par Intrax)

  • Page de confirmation du formulaire DS-160

  • Page de confirmation du votre rendez-vous et du paiement des frais consulaire (160$)

  • Une photo d’identité au format américain 5x5cm

Durant l’entretien, il vous sera également demandé de justifier vos liens ou obligations (études, futurs plans de carrière, obligations familiales, etc.) dans votre pays d’origine afin de confirmer votre intention de quitter le territoire américain après la fin de votre stage.
En effet, le Visa J-1 étant un visa non-immigrant ; vous avez l’obligation de quitter le territoire des États-Unis après la fin de votre programme.

Suite à l’entretien, vous devrez laisser votre passeport à l’ambassade. Il vous sera renvoyé avec le visa, quelques jours plus tard par la poste.

Billet d'avion

Nous vous déconseillons fortement de réserver votre billet d’avion avant l’obtention du Visa J-1 en main propre.
Nous ne pouvons pas influencer ou garantir les temps d'attente des entretiens individuels à l'ambassade ; les délais de délivrance de visas et autres retards possibles non liés à notre processus.

Hébergement

Le service Visa J-1 concernant l’ensemble du territoire des États-Unis, il ne nous est pas possible de proposer de service de placement en hébergement.
La meilleure source d'information est votre entreprise d’accueil, qui connait les environs et pourra donc vous renseigner sur les possibilités de logement sur place.
Nous vous conseillons de réserver une chambre en hôtel ou auberge de jeunesse sur une plateforme officielle pour les premières semaines afin de vous laisser le temps de visiter des appartements ou colocations directement sur place.
Il existe également plusieurs plateformes en ligne, spécialisées dans les recherches de colocation et d’hébergement. Veuillez noter que, en tant qu’étranger aux États-Unis, vous êtes une cible potentielle pour les escrocs. Ne faites pas de virement ou paiement en ligne à un inconnu avant d’avoir vu l’appartement et signé un contrat officiel de location.

Étape 8 : Départ pour les États-Unis et début du stage

Sur votre profil en ligne MyIntrax, vous trouverez un manuel (Handbook) servant de guide et source d’information pour toute la durée de votre programme.

A votre arrivée sur le sol américain, vous devez vous préparer à présenter votre passeport contenant le Visa J-1 ainsi que votre formulaire DS-2019. Vous devrez également renseigner votre première adresse aux États-Unis.

Veuillez remplir la partie “check-in” de votre dossier Intrax en ligne dans les 3 jours après votre arrivée sur le sol américain en vous connectant sur MyIntraxPortal.
Ce « check-in » nous permet d’activer votre visa ainsi que votre assurance médicale sur le territoire américain. En cas de manquement, votre visa sera annulé. Vous serez donc dans l’obligation de quitter immédiatement le sol américain !
Vous recevrez également des notifications du système tous les mois afin de s’assurer de votre bien-être.

Carte de sécurité sociale américaine / Social Security Card
Si votre stage est rémunéré, cette carte est obligatoire. Cependant, même si votre stage n’est pas rémunéré, il est toujours plus simple d’avoir tout de même une carte de sécurité sociale notamment pour créer un compte en banque, contrat de téléphone, obtenir un appartement, etc.
Si vous déjà effectué cette démarche lors d’un précédent visa, votre carte et numéro sont valides à vie. Vous n’aurez donc pas à en refaire la demande.

Afin d’obtenir cette carte, il est nécessaire de faire une demande de numéro I-94 (disponible en ligne après arrivée sur le sol américain)
La deuxième étape est l’obtention de la carte de sécurité sociale.
Vous pouvez en faire la demande environ 3 à 4 jours après validation de votre « check-in » par Intrax.

Pour l’obtention de cette carte, il sera nécessaire de prendre un rendez-vous dans un des "Social Security Administration center” (Une liste est disponible sur le ce site www.ssa.gov) :
Lors de l’entretien, il est nécessaire d’emporter les documents suivants :

-          Social Security Application

-          Votre formulaire DS-2019

-          Votre passeport contenant votre visa 

-          Numéro I-94 

-          Une copie de votre Training Plan/DS7002

Veuillez transmettre votre numéro de sécurité sociale à votre entreprise d’accueil.

Profitez de votre séjour, et restez en contact avec nous. Nous serions également heureux de lire vos aventures sur un blog ou vidéo YouTube par exemple ! 

Demande de DS-2019 en 2 semaines

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